Exercer mon droit d'information et de question avant l'assemblée générale

À quoi sert le droit d’information avant l’assemblée générale ?

Avant une assemblée générale, l’associé ou l’actionnaire doit pouvoir comprendre les comptes, les rapports et les projets de décision soumis au vote. Le Code des sociétés et des associations (CSA) organise, à cette fin, un droit à l’information préalable qui permet de préparer utilement la participation à l’assemblée et d’exercer le vote en connaissance de cause.

Ce droit ne se limite pas à la simple réception d’une convocation : il suppose, selon la forme de société et les statuts, la mise à disposition de documents déterminés, parfois accompagnée d’un droit de poser des questions écrites et, dans certains cas, d’un droit d’inspection.

Quels documents consulter ou demander avant l’assemblée ?

Les documents utiles à l’exercice du vote doivent en principe être mis à disposition dès la convocation à l’assemblée générale. Selon la société concernée, cela peut comprendre notamment :

• les comptes annuels ;
• les rapports de gestion ;
• les rapports de contrôle ou de commissariat, lorsqu’ils existent ;
• le texte intégral des résolutions proposées ;
• les documents ou pièces expressément prévus par le CSA ou par les statuts.

La mise à disposition intervient généralement au siège de la société, ou selon les modalités indiquées dans la convocation. Dans certaines sociétés, une communication électronique ou une mise en ligne peut être prévue, pour autant que les conditions légales et statutaires soient respectées.

Il est essentiel de vérifier que la convocation mentionne clairement où et comment accéder aux documents, ainsi que la période pendant laquelle ils peuvent être consultés.

Comment poser des questions écrites avant l’assemblée ?

Dans plusieurs formes de sociétés, l’associé ou l’actionnaire peut adresser des questions écrites avant l’assemblée aux administrateurs, au conseil de direction ou aux personnes chargées de la gestion. Ce mécanisme permet de préparer le débat en séance et d’obtenir des précisions sur la situation financière, la gouvernance ou les opérations soumises au vote.

Les conditions de ce droit varient selon la forme sociale et les statuts. En pratique, il convient de vérifier :

• qui est habilité à poser des questions ;
• à qui les questions doivent être adressées ;
• si un envoi écrit est exigé ;
• si la question doit être transmise dans un délai déterminé avant l’assemblée ;
• si un mode de communication particulier est prévu par les statuts ou la convocation.

Les délais et modalités diffèrent notamment selon qu’il s’agit d’une SRL, d’une SA ou d’une SC, ainsi qu’en fonction des statuts. Il faut donc vérifier attentivement la convocation et les règles internes de la société.

Les questions écrites ne dispensent pas d’assister à l’assemblée, mais elles peuvent utilement compléter les échanges en séance et servir à documenter une position avant le vote.

Existe-t-il un droit d’inspection ou de consultation de pièces ?

Dans certaines hypothèses, un droit d’inspection ou de consultation de pièces sociales peut exister. Il s’agit d’un mécanisme plus limité que le droit à l’information préalable et il dépend de la forme sociale, des documents visés et des règles applicables.

Ce droit peut porter sur certaines pièces sociales déterminées, mais il ne donne pas nécessairement accès à l’ensemble du dossier de la société. Son étendue varie selon les cas et peut être encadrée par le CSA, notamment aux articles 5:80, 6:70 et 7:132, selon la forme de société concernée.

En pratique, il convient de distinguer :

• la consultation des documents mis à disposition avant l’assemblée ;
• la demande d’explications par questions écrites ;
• l’éventuel droit d’inspection, lorsqu’il est prévu.

Que faire en cas d’irrégularité ou de document manquant ?

Si la convocation est incomplète, tardive ou si des documents essentiels manquent, il faut réagir sans attendre. Une information insuffisante peut affecter la régularité de la préparation de l’assemblée et, selon les circonstances, la validité des délibérations.

Les vérifications prioritaires sont les suivantes :

• la convocation a-t-elle été envoyée dans le délai prévu ?
• toutes les pièces obligatoires sont-elles jointes ou mises à disposition ?
• les documents annoncés correspondent-ils bien à ceux exigés par le CSA et les statuts ?
• le texte des résolutions est-il suffisamment précis ?
• les modalités de consultation et de questions ont-elles été correctement indiquées ?

En cas d’irrégularité, il est utile de demander sans délai la communication des pièces manquantes ou des précisions nécessaires, par écrit et de manière traçable. Selon le contexte, il peut aussi être pertinent de faire constater l’irrégularité avant l’assemblée et de réserver ses droits quant à la validité des décisions.

Quels réflexes adopter avant de voter ?

Avant l’assemblée, il est recommandé de :

• lire attentivement la convocation et ses annexes ;
• contrôler la liste des documents disponibles ;
• vérifier les délais de consultation et de questions ;
• comparer les documents reçus avec les obligations légales et statutaires ;
• préparer, si nécessaire, des questions écrites ciblées ;
• conserver une preuve des demandes et des réponses obtenues.

Ces vérifications sont d’autant plus importantes que les règles ne sont pas uniformes : elles varient selon la forme de société, les statuts et la nature de l’assemblée.

Points d'attention

• Le droit à l’information préalable n’est pas identique dans toutes les sociétés.
• Les délais de communication et de questions varient selon la SRL, la SA et la SC, ainsi que selon les statuts.
• La convocation doit permettre un accès effectif aux documents utiles au vote.
• Un droit de questions écrites peut exister, mais il doit être exercé selon les formes et délais applicables.
• Un droit d’inspection n’est pas automatique et reste plus limité que le droit à l’information préalable.
• Une information incomplète ou irrégulière peut affecter la régularité des délibérations.

Les informations de cette fiche sont générales et ne tiennent pas compte d'une situation particulière ; elles ne constituent ni une consultation juridique ni un avis. Pour toute decision, consultez un avocat.